SOP ย่อมาจาก Standard Operating Procedure โดย SOP คือ มาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ถูกกำหนดขึ้นภายในองค์กร เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สม่ำเสมอ และสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร SOP จะช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ลดความผิดพลาดและความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้น โดยมักระบุว่า “ใคร” ต้องทำ “อะไร” “เมื่อไหร่” และทำ “อย่างไร” นอกจากนี้ SOP ยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมคุณภาพ การตรวจสอบ และการปรับปรุงกระบวนการทำงานอีกด้วย

SOP มีองค์ประกอบอะไรบ้าง

โดยพื้นฐานในการทำ SOP ต้องมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้

• จุดประสงค์: ควรกำหนดจุดประสงค์ของการทำ SOP อย่างชัดเจน ว่ามีเป้าหมายอย่างไร และระบุปัญหาที่ SOP นี้สามารถแก้ไขได้
• ขั้นตอน: SOP ต้องกำหนดว่าจะดำเนินงานนั้นให้เสร็จสิ้นได้อย่างไร โดยเรียงลำดับขั้นตอนอย่างชัดเจน เพื่อให้เข้าใจง่าย 
• ขอบเขตของงาน: ควรกำหนดขอบเขตการทำงานเพื่อให้ SOP แต่ละตัวไม่ทับซ้อนกัน
• ผู้รับผิดชอบ: แม้ว่า SOP จะดีอย่างไร แต่หากไม่ได้กำหนดผู้รับผิดชอบ อาจเกิดปัญหาที่ทำให้พนักงานคิดว่าไม่ใช่งานของตนเอง หรือมี SOP แต่ไม่มีผู้ปฏิบัตินั่นเอง
  
  

  SOP ที่นิยมใช้มีกี่แบบ

  1. SOP แบบ Checklist

  SOP แบบ Checklist คือ SOP แบบที่ง่ายที่สุด ใช้เพียงกระดาษและลิสต์หัวข้อตามรายการให้ผู้อ่านได้ตรวจสอบว่าแนวทางที่กำหนดให้พนักงานนั้นถูกปฏิบัติอย่างครบถ้วนหรือไม่ โดยไม่ต้องสนลำดับขั้นตอน

  2. SOP แบบลำดับชั้น (Hierarchical- Steps)

  SOP แบบลำดับชั้น คือ SOP ที่เหมาะกับงานที่มีหลากหลายขั้นตอน และมีบางขั้นตอนที่มีการตัดสินใจและได้ผลลัพธ์ที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งนำไปสู่ขั้นตอนและผลลัพธ์ที่แตกต่างกันจึงเหมาะกับ SOP รูปแบบนี้

  3. SOP แบบ Flow Chart

  SOP แบบ Flow Chart คือ SOP ที่เหมาะกับงานที่มีผลลัพธ์แตกต่างกันออกไปหลายรูปแบบ โดยคาดเดาไม่ได้ว่าการกระทำแบบใดจะส่งผลลัพธ์แบบใด

  สรุป SOP

• หากองค์กรมี SOP ที่ได้มาตรฐาน จะช่วยให้เกิดการทำงานที่เป็นระบบมากขึ้น บุคลากรมีความรู้และทักษะเพิ่มขึ้นจากเดิม องค์กรที่มีการนำเทคโนโลยีมาใช้งาน (Disruptive Technology) หรือองค์กรที่ต้องการก้าวสู่ Data-Driven Organization รวมไปถึงองค์กรที่มีพนักงานเป็นจำนวนมาก ควรให้ความสำคัญกับการทำ SOP ควบคู่กับการเลือกใช้เทคโนโลยีมาบริหารจัดการในขั้นตอนต่าง ๆ ขององค์กร เช่น การสร้าง SOP ผ่านระบบ DMS (Document & Data Management Solutions) ที่ช่วยลดความซับซ้อนในกระบวนการทำงาน เปลี่ยนการใช้เอกสารกระดาษที่ยุ่งยากต่อการค้นหาและการนำไปใช้ ด้วยการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ E-Document ที่ง่ายต่อการค้นหา สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ซึ่งมีส่วนช่วยในการพัฒนาบุคลากรให้ควบคู่กับการพัฒนาระบบการปฏิบัติงานแล้ว และยกระดับองค์กรให้โดดเด่นยิ่งขึ้นจากการใช้แนวคิด Paperless ที่ช่วยอนุกรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติในฐานะองค์กร